Rss Feed Tweeter button Facebook button Myspace button Linkedin button

Кейс: как использовать Poka-Yoke (защита от ошибок) в работе интернет-магазина (+ фото)

Кейс: Защита от ошибок в работе интернет-магазина

Данный материал публикуется в рамках дистанционной программы обучения «Бережливому управлению и 6 сигм». Автор статьи: Василий Лещенко (Украина).

Каждый день, на сотрудников той или иной компании сваливаются «тонны» информации, стрессов, напряжения и забот. И даже если вы создадите идеальные условия для своих работников, вы не сможете оградить их от проблем во «внешнем мире». Проблем отражающихся на результатах в работе.

Ошибки, промахи, забывчивость, не всегда являются намеренным саботажем или халатностью, как многие «псевдо-менеджеры» привыкли думать. Но, сейчас речь не о «интеллектуальных лентяях», которые называют себя «менеджерами, управленцами, руководителями», а об истинных лидерах. Задачи которых не найти очередной повод обвинить во всем свою команду, а создать условия облегчающие работу подчиненных и ограждающие процесс от любых внезапных факторов на которые мы с вами влиять не можем. Факторах, о которых говорил Шухарт, называя их особыми причинами. 

Как защитить ваши результаты от «человеческого фактора»

И так, что важно для менеджера? Наверняка результат. Как можно достигнуть желаемого результата? Используя правильные методологии и знания в управлении процессами, создающих этот результат. И тут каждый из нас может столкнуться с печальным «известием» — даже четко налаженные процессы, не защищены от того самого «человеческого фактора».

Так, что же делать, что бы защита от «человеческого фактора» не скатывалась к банальным обвинениям? Использовать надежный инструмент под названием Poka-Yoke знакомый нам в повседневной жизни и являющимся таким незаменимым помощником в улучшение результатов и стабилизации процесса.

В этой короткой статье, мы хотели бы поделиться примерами применения этой системы «защиты от ошибок». Возведенным Сигео Синго, одним из создателей производственной системы Тойота, в ранг основного элемента успешного управления.

Верный инструмент – «защита от ошибок»

Зачастую каждый из интересующихся методологией Бережливого Производства, может найти тысячи примеров применения тех или иных инструментов, в тяжелой промышленности, в здравоохранении или же сфере услуг. Но мы хотели бы показать, как этот простой инструмент можно применить даже в небольшом интернет-магазине. И при этом не забудьте, данный инструмент, не просто ограждает процесс от ошибок, но и облегчает работу вашей команды. А это меньше напряжений и стрессов, больше энергии и творчества и в итоге постоянный рост результатов. Сразу хотел заметить, для использования Poka-Yoke, вам нет необходимости нанимать дорогостоящих консультантов, внедрять программы или сложное оборудование. Все достаточно просто и ниже приведенные примеры покажут, как не затрачивая ресурсы, эффективно воспользоваться данным инструметом.

Пример 1. Чек-листы.

Вы можете использовать их как алгоритм действий, или же отмечать важные пункты которые должен учесть сотрудник в процессе выполнения задачи. Что должен учесть сотрудник? Какой список документов собрать? Какие вопросы задать? И так далее.

Чек-лист (оформление заказа для консультантов)

Чек-лист (оформление заказа для консультантов)

Чек-лист в системе ведения проектов (такой же чек-лист вы сможете настроить в других программах)

Чек-лист в системе ведения проектов (такой же чек-лист вы сможете настроить в других программах)

Чек-листы вы можете сложить как в обычных офисных приложениях, excel или word, так и внедрить в свои EPR и CRM системы. Или даже воспользоваться созданием форм в Google Документах. Этот инструмент поможет вам или вашей команде, не забыть, что нужно сделать, в каком порядке и когда.

Пример 2. Обязательные поля в ваших файлах или программах.

Если ваши сотрудники вынуждены заполнять сотни раз в день разные документы (заказы, отгрузки, отчеты и т.п) воспользуйтесь возможностью «обязательные поля».

В программах EPR и CRM систем, админ панели сайтов, вы сможете запрограммировать или же установить функцию, когда, не заполнив важное поле человек, не может завершить задачу. Это позволит не забыть исполнителю внести нужную информацию и оградит процесс от ненужных ошибок.

Если же вы пользуетесь файлами excel или word, или же google таблицей – то также можете внедрить функцию по типу «обязательные поля». Если в «обязательное поле» не внесена информация, выдается предупреждение или же поле помечается красным, что может сигнализировать исполнителю об ошибке. (Все это можно реализовать с помощью настроек и «условного форматирования»)

Пример 3. Шаблон

Защита от ошибок: шаблон

Защита от ошибок: шаблон

Всегда есть документы, которые заполняются редко и при этом имеют сложную структуру. Это могут быть отчеты, коммерческие предложения, аудиты, письма и тому подобное. Все удержать в голове удается только «отчаянным хвастунам», а даже самые талантливые люди с супер-памятью в период напряжения также могут забыть о требованиях и сделать что-то не так.

Шаблоны документов верный способ защититься от ошибок и сократить время на выдумывание стандарта написания, а после на переделки и исправление ошибок.

Сделайте так, что бы для таких документов, каждый мог подставить нужные значения или даже в виде примечаний или ссылок на другие инструкции укажите, как эти значения получить.

Пример 4. Маска ввода

Еще один пример, который вы можете использовать как в программах, так и в текстовых файлах и таблицах. Представьте, что ваши операторы должны вводить постоянно номер телефона в одном формате, но вы постоянно уличаете их в ошибках. Что вам поможет защитить процесс от ошибки? Нет не штрафы, а «маска формы» ваш верный помощник. Сделайте так, что бы повторяющиеся значения уже были введены в поле.

Защита от ошибок: пример маски ввода

Защита от ошибок: пример маски ввода

Например, вместо того, чтобы ваши сотрудники вводили номер телефона +38 (077) 777-77-77, постоянно проставляя пробелы, скобки и тире, создайте маску +38 (0__) ___-__-__.

В данном случае вы сократите затраты на введение повторяющихся значений и оградите сотрудников от ошибок. Это возможно сделать как на программном уровне, так и воспользовавшись простейшими функциями редакторов таблиц и текстовых файлов.

Пример 5. Список

Защита от ошибок: список

Защита от ошибок: список

Часто опечатка или же неправильная формулировка, как в электронных, так и бумажных документах, может создать трудности на следующих этапах.

Как сделать так, что бы оградить процесс и команду от таких банальных, но очень серьезных ошибок? Воспользоваться функцией – список. Внедрите возможность, чтобы важную информацию сотрудники вводили не вручную, а выбирали из доступных в списке значений.

Заключение

«Poka-Yoke» может быть любой инструмент напоминания, как то календарь, план на день – где сотрудник должен отмечать, что он сделал и видеть, что еще осталось. Также защитой может служить отмечание ячеек или строк, которые вы уже обработали в файле другим цветом (маркером), что поможет вам, во-первых, найти не обработанную информацию, а во-вторых, что часто бывает не скопировать данные из уже обработанной области.

Это простой и полезный инструмент, примеры которого вы можете увидеть как в повседневной жизни, так и в бизнесе у ваших партнеров, клиентов или поставщиков. Ищите как можно больше возможностей «защитить процесс и сотрудников» от ошибок с помощью таких нехитрых приспособлений.

Уменьшайте напряжение ваших сотрудников, добивайтесь лучших результатов и побеждайте в борьбе за качество и прибыль!

Материал предоставлен в рамках практических заданий индивидуальной удаленной программы обучения «Бережливому управлению и 6 сигм» (уровень — желтый пояс). Мнение автора может не совпадать с мнением редакции сайта www.lean6sigma.org.ua

Понравился материал? Подпишитесь на обновления по e-mail!

Обучение бережливому управлению: тренинг, сертификация, сопровождение проектов

Читайте также: