Rss Feed Tweeter button Facebook button Myspace button Linkedin button

Оптимизация процессов при помощи карт Макигами (Makigami Process Map)

Данный материал подготовлен в рамках дистанционной программы обучения «Бережливое управление и 6 сигм — Желтый пояс»

Автор: Андрей Раенок,
Заместитель директора по промышленности ООО «Продовольственная компания «Заря Подолья»

Одним из инструментов, который позволяет анализировать и оптимизировать процессы, является карта Макигами (Makigami Process Map). В переводе с японского этот термин (макигами) означает «упаковочная бумага» (巻紙 – упаковочная бумага). Как правило, упаковочная (оберточная) бумага имеет коричневый цвет.

Нельзя не провести аналогию с другим инструментом для анализа процесса — «коричневая бумага» (brown paper). Действительно между ними есть сходство, но есть и различия.

Сходство этих инструментов состоит в действиях, направленных на анализ и оптимизацию процесса посредством его визуализации, логикой построения действий в рамках процесса (шагов процесса) и их связи между собой. Последовательность действий так же сводится к двум основным этапам: построение процесса каким он есть сейчас («как есть»), и каким он должен быть («как должно быть»), с учетом устранения всех «узких мест», дублирующих действий и пр.

Различие состоит в том, что в картах Макигами проводиться дополнительно анализ количества документов, переходов между действиями и времени, потраченного на эти действия в рамках процесса с точки зрения потока создания ценности для Клиента. На последнем этапе проводится сравнительный анализ показателей «как есть» и «как должно быть» и фиксируется результат полученных улучшений. Далее мы более детально рассмотрим эти вопросы.

У карты Макигами более жесткая структура (форма), построенная по определенным правилам. Поэтому, если действия в рамках процесса имеют между собой большое количество связей и зависимостей, то анализировать их будет достаточно сложно. В связи с этим, область их применения связана в основном с процессами управления (администрирования).

Подводя итог сравнения двух инструментов, можем отметить следующее. Способ визуализации и оптимизации процессов с использование карт Макигами – это «симбиоз» инструментов «коричневая бумага» и элементов «карты потока создания ценности». Т.е. он позволяет не только описать рабочий процесс, разбить его на этапы, понять взаимосвязь действий, но и проанализировать их с точки зрения ценности для Клиента.

Makigami_process_map

Рис. 1 «Прародитель» карты Макигами 1996 г. (взято с сайта www.makigami.info)

Впервые карту Макигами создал Окамура-Сан в 1996 году, работая в компании «Fujico» (Япония). Это был рулон коричневой бумаги, который закрепили на стене (см. рис. 1) и использовали для визуализации процесса в рамках проекта непрерывного совершенствования Кайдзен (Kaizen).

Позднее, когда этот инструмент начали использовать в Европе, макет карты претерпел незначительные изменения. Прежде всего, это было связано с тем, что в японском варианте написание текста идет сверху вниз, а у нас слева направо.

Материалы.

Для создания карты Макигами понадобятся следующие материалы (рис. 2):

  1. Рулон упаковочной бумаги.
  2. Маркеры (зеленый, красный, черный, синий).
  3. Стикеры: желтые (действия), голубой (документы), красные (проблемы), зеленые (идеи, решения).
  4. Кнопки, скотч, ножницы.

Рекомендации по составу команды.

NB! (не более 5-6 человек)

  • 2-3 сотрудника, которые знают процесс.
  • 2-3 сотрудника, которые не знают процесс. Это важно, поскольку эти сотрудники должны задавать так называемые «глупые» вопросы.
  • Владелец процесса. Он отвечает за заполнения карты процесса.
  • Лидер команды отвечает за проведения анализа.

Формат.

Карта делится на четыре зоны:

  1. Действия (шаги процессов), осуществляемые различными сотрудниками (подразделениями);
  2. Документы / носители информации, используемые в рамках действий;
  3. Анализ времени действий;
  4. Выявленные проблемы, возникшие идеи.

Алгоритм использования

данного инструмента сводится к следующим шагам (этапам).

Рис. 2 Карта процесса «как есть».

Рис. 2 Карта процесса «как есть».

Сначала составляется карта процесса «как есть» (рис. 2). Для этого необходимо выполнить следующие действия на карте процесса:

  1. Впишите наименование процесса, действия которого будут анализироваться.
  2. Укажите, какие Сотрудники и/или Подразделения участвуют в этом процессе. т.е. выполняют какие-либо действия.
  3. Вместе с членами команды отобразите каждое действие, проходящее в рамках данного процесса. Действие необходимо написать на стикере желтого цвета и закрепить его на карте, соблюдая логическую последовательность выполнения процесса.
  4. Затем последовательно все действия между собой необходимо связать красными или зелеными стрелками. Они будут обозначать последовательности и зависимости.
    Красные стрелки – там, где могут возникать ошибки и/или теряться информация. Зеленые стрелки – там, где нет ошибок и информация есть в полном объеме.
  5. Провести анализ по каждому из действий: имеет ли оно ценность для процесса или нет? При анализе использовать следующие критерии:
    • благодаря данному действию процесс функционирует (работает) лучше?
    • удовлетворят ли он ожидания Клиента?
    • соответствует ли оно установленным требованиям и законам?
  6. Укажите начальное время каждого действия. При этом учитывайте также работу в выходные дни, сверхурочное время и т.д.
  7. Укажите продолжительность действия в минутах. Так, как это происходит на самом деле.
  8. Определите время, в течение которого, на Ваш взгляд, при выполнении действия создается ценность для Клиента. Под каждым действием следует указать, сколько времени от фактического общего времени выполнения данного действия создается ценность. По результатам проведенной работы необходимо промаркировать стикер каждого действия зеленым цветом, если действие создает хоть какую-нибудь ценность, красным – если не создает вообще.
  9. Рассчитайте и заполните графу «потери». Потери времени считаются следующим образом: общее время действия «минус» время, которое приносит ценность.
  10. Проведите расчет количества переходов, когда документ или информация передается другому Сотруднику или Подразделению.
  11. Подсчитайте количество документов, используемых в данном процессе.
  12. Рассчитайте общее количество времени, потраченное на Действие.

Любые проблемы, которые Вы увидели при построении и обсуждении карты процесса записываются на красные стикеры и прикрепляются к соответствующим действиям напротив графы «проблема».

Далее составляется карта процесса «как должно быть». При ее составлении необходимо учитывать все проработанные командой идеи улучшений.

Рис. 3 Карта процесса «как должно быть»

Рис. 3 Карта процесса «как должно быть»

Основной целью данного этапа является ликвидация всех действий, которые были помечены красным маркером. При этом следует учесть, что не всегда можно устранить действие, которое не приносит никакой ценности Клиенту (процессу). Так, например, оформление чеков (квитанций) может не приносить никакой ценности Клиенту (процессу), однако это является требованием законодательства и не выполнить его нельзя.

Принцип составления карты процесса «как должно быть» аналогичен принципу составления карты «как есть».

Рис. 4 Сравнительная таблица показателей процесса

Рис. 4 Сравнительная таблица показателей процесса

На последнем этапе анализируются данные улучшения показателей карт процессов «как есть» и «как должно быть». На основе данных составляется сравнительная таблица (рис. 4).

В публикации были использованы материалы презентации Рота Стефана (Roth Stefan) «Makigami Vorgangsbeschreibung».

Автор: Андрей Раенок,
Заместитель директора по промышленности ООО «Продовольственная компания «Заря Подолья»

Понравился материал? Подпишитесь на обновления по e-mail!

Обучение бережливому управлению: тренинг, сертификация, сопровождение проектов

VN:F [1.9.10_1130]
Rating: 5.0/5 (4 votes cast)
VN:F [1.9.10_1130]
Rating: +2 (from 2 votes)
Оптимизация процессов при помощи карт Макигами (Makigami Process Map), 5.0 out of 5 based on 4 ratings

Похожие материалы...